EXCELで学年を表示するには：Always keep learning!：SSブログ

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EXCELで学年を表示するには　[EXCEL] [編集]

こんにちは、MK-Cafe259です。

今日は誕生日をもとに、EXCELで現在時点の学年の表示方法をちょっとメモしておきます。

先日作成してみたものなので、まだ問題があるかもしれませんので、もしこの記事を参考にされる場合はよくよく検証してからご利用ください。

では、、、、
まず、年齢から学年を計算式で「自動」で表示することが目標です。
そして、以下が条件です。
・４月になるまでは、新旧前の学年が表示されること
・学年は4/1の年齢で学年が決まる（んですよね？）

で、最初にやることは、何歳が幼稚園、小学何年なのかという表を作成します。
学年表.png

私はこの表に名前を付けて、別シートで管理するのでメニューバーの[数式]→[名前の定義]で名前を付けます。ここでは、『学年表』とします。

もし、名前を使用しない場合は、表の範囲を指定してください。
学年表の文字列を、表の範囲（例えば、B2:C10とします。必要に応じて絶対参照にしてください）

※この表はあくまでも参考情報での表記なのでストレートでの場合を記載しています。
※もし、もっと年齢を入れたい場合は年齢の右欄にその年齢の場合、どう表示するかを記載してください

で、学年表が出来たら、以下の関数を使用します。
ちなみに、A1セルに誕生日が入力されます

=IF(A1="","",VLOOKUP(DATEDIF(A1,DATE(IF(MONTH(NOW())<=3,YEAR(NOW())-1,YEAR(NOW())),4,1),"y"),学年表,2,0))

【説明】一番のポイントは赤枠③のところです。
Excel学年自動計算_数式.png

順にいくと、まず

DATEDIF(開始日,終了日,単位)

を使っています。

ここでは、

誕生日([開始日])からいつ時点([終了日])までの年数([単位]で指定)を求めます

参考：Microsoft officeサポート　DATEDIF関数
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/datedif-%E9%96%A2%E6%95%B0-25dba1a4-2812-480b-84dd-8b32a451b35c

以下として計算すると
開始日＝誕生日（仮に2011/6/25とする）
終了日＝現時点（※記事作成時が2021/2/9）

DATEDIF(2011/6/25,2021/2/9,"Y")

そうすると、9と表示されるかと思います。

ただ、９歳だと学年表を見ると、小4です。
そうなんです、これだけだと在学中に誕生日が来ると、学年が上がって表示されてしまうのです。
本当なら小３年生なんです。

そこで、終了日を工夫します。

条件を思い出してください。

学年は4/1の年齢で学年が決まる

のです。

なので、学年が確定する時の年齢を求めます。
それが、Date関数の個所です。
※Date関数はシンプルに、指定したDate(年,月,日)でExcelで認識できる日付にしてくれます。

肝がここ、『年』を指定する箇所
IF(MONTH(NOW())<=3,YEAR(NOW())-1
[説明]　Month関数を使って、現時点(Now関数)から月を求め、月が３月以内であれば、
　　　　　Year関数を使って、現時点(Now関数)から年を求め、年から１年マイナス
,YEAR(NOW()))
[説明]　Month関数を使って、現時点(Now関数)から月を求め、月が４月以降であれば、
　　Year関数を使って、現時点(Now関数)から年を求める

そうして、④のDate関数でピンクで求めた「年」と、4/1という日付をつなぎ合わせます。
現時点を2021/2/9として、算出すると２月は３月以内なので、2021-1＝2020年
2020/4/1という日付が導き出されます。

そして、DATEDIF関数に戻り、上記の日付で年齢を求めると8歳になります。
DATEDIF(2011/6/25,2020/4/1,"Y")=8

となり、VLOOKUP関数で８は小３と導き出される感じです。

とりあえず、こんな感じで出してみました。
まだまだ勉強段階ですが、忘れやすい質なのでメモしていきます。

もし、違ったり、もっとシンプルにやるならこうなどありましたら、ご指摘いただければ幸いです。
不定期にチェックしているので、すぐにお返事できない場合もあります。